Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach wykryła kolejne nieprawidłowości związane z prowadzeniem księgowości w Urzędzie Miejskim w Blachowni. Tym razem chodziło o oprogramowanie księgowe.

Szczegóły poniżej.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W zakładowym planie kont dla budżetu Gminy Blachownia oraz w zakładowym planie kont dla jednostki Urzędu Miejskiego w Blachowni przyjętych do stosowania zarządzeniem Nr 182/2010 Burmistrza Blachowni z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont ze zm., nie określono elementów polityki rachunkowości wymaganych przy elektronicznym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, tj.:
- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu informatycznego, procedur i funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania oraz wersji oprogramowania.

Powyższe było wymagane przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn. zm.).

W zarządzeniu Nr OR.050.35.2018 Burmistrza Blachowni z dnia 1 marca 2018 r. w zakresie używanych w jednostce systemów księgowych wskazano jedynie, że działania programów księgowych określają instrukcje autora.

Ponadto, w ww. zakładowym planie kont dla jednostki Urzędu Miejskiego w Blachowni, wprowadzono do stosowania konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, konto 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” (bez opisania zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach) oraz konto 134 „Kredyty bankowe”. W sytuacji występowania wspólnego rachunku bankowego dla budżetu (organu) i urzędu stosowanie konta 223 i 222 nie znajduje uzasadnienia, natomiast konto 134 nie powinno występować w urzędzie.

Powyższe było niezgodne z zasadami prowadzenia kont 222, 223 i 134 określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 z późn. zm.).

Zadania w zakresie opracowania i przygotowania projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Burmistrza Blachowni w zakresie rachunkowości należały: w okresie do 31 sierpnia 2020 r. do p. Elżbiety Wolskiej – byłego Skarbnika Gminy Blachownia, natomiast od 10 marca 2021 r. do p. Edyty Hoppe – Skarbnika Gminy.

Obowiązek ustalania i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należał do p. Sylwii Szymańskiej – Burmistrza Blachowni, stosownie do art. 10 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości.

Wniosek nr 21
Uaktualnić przepisy wewnętrzne dotyczące wskazania aktualnie stosowanej wersji oprogramowania programu finansowo-księgowego, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217 z późn. zm.) i § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342).